Ondernemingen die hun merken (internationaal) registreren worden vaak geconfronteerd met bergen correspondentie, waaruit ze niet goed wijs kunnen worden. In dit artikel zetten we kort uiteen welke correspondentie merkhouders kunnen verwachten en wat ze er mee kunnen doen.
Merkengemachtigden
Als je voor de registratie en het beheer van je merken een merkengemachtigde hebt ingeschakeld, dan ontvang je alle relevante en belangrijke correspondentie van het officiële merkenbureau via deze tussenpersoon. De merkengemachtigde is in de regel de enige contactpersoon van de merkenautoriteiten en filtert de informatie die wordt doorgezet naar de merkhouder. De informatie die uiteindelijk bij de merkhouder terechtkomt, is afhankelijk van het interne beleid, maar ook de stijl van de merkengemachtigde.
Officiële merkenbureaus
Als je zelf je merkregistraties indient, ontvang je de correspondentie van het officiële merkenbureau rechtstreeks. Deze correspondentie kan van informatieve aard zijn, maar kan ook actie vereisen, omdat niet aan alle voorwaarden is voldaan. Als er actie noodzakelijk is, dan moet dat meestal binnen een gestelde termijn. Niet voldoen aan de eisen binnen deze termijn kan leiden tot verval van de merkaanvraag of de merkregistratie.
Advies: houd de termijnen in de gaten en win bij twijfel advies in bij een professionele merkengemachtigde
Spookfacturen
Zodra je als merkhouder met naam en adres in de merkenregisters komt, zijn je gegevens openbaar en dus ook beschikbaar voor malafide ondernemingen, die misbruik proberen te maken van de onwetendheid van merkhouders. Er worden in grote getale “aanbiedingen” verstuurd, die verpakt zijn als officieel ogende factuur. De te leveren dienst is vaak een onzinnige publicatie in een merkenblad of vernieuwing van merkregistraties. Voorbeelden van deze malafide aanbieders zijn EPTR, Globus Edition, TM Selection etc.
Advies: weggooien en niet betalen!
Buitenlandse agenten
Een veel voorkomende marketingmethode in het buitenland is het pro-actief versturen van documenten van het nationale merkenbureau, waarin zij aangeven dat de registratie van jouw merk is geweigerd. Zij bieden dan aan een verweer op te stellen tegen deze weigeringsbeslissing. Deze berichten zijn afkomstig van buitenlandse agenten en niet van het internationale Merkenbureau, WIPO.
Advies: wacht in ieder geval het bericht van WIPO af en vraag bij voorkeur advies aan een aanbevolen of bekende agent.
Bewakingsberichten van het Europese (EUIPO) of Benelux (BBIE) Merkenbureau
Het is mogelijk om bij het EUIPO of BBIE bewakingsberichten aan te vragen. Je ontvangt dan ongefilterd alle merken die uit het systeem naar voren komen, die een bepaalde mate van overeenstemming vertonen met jouw bewaakte merk. De ervaring leert echter dat tegen de meeste gesignaleerde merken, geen actie mogelijk is.
Advies: bekijk de berichten kritisch en gooi weg wat echt niet relevant is. Win advies in bij een merkengemachtigde over de actiemogelijkheden in geval van een sterk overeenstemmend merk voor soortgelijke waren en diensten en houd de oppositietermijn in de gaten.
Bewakingsberichten merkengemachtigde
Als je merkbewaking afneemt bij een merkengemachtigde, dan zul je in de regel alleen de bewakingsberichten ontvangen, die de gemachtigde relevant acht. De hoeveelheid berichten is afhankelijk van het merk, het beleid van de merkengemachtigde en de wens van de merkhouder: sommige bewaakte merken leveren maandelijks meerdere berichten op, andere merken vrijwel niet. Dat laatste is goed nieuws: er zijn dan weinig merkinbreuken in het register.
Advies: spreek vooraf af wat je wilt ontvangen en bewaar alleen de berichten die van belang zijn.
Domeinnaamregisters
Vooral vanuit China worden door providers (e-mail) berichten gestuurd naar merkhouders, waarin wordt gesteld dat er een domeinnaam door een derde partij is aangevraagd, die identiek is aan de geregistreerde merknaam. Er wordt gesteld dat ze het verzoek van deze partij niet in behandeling zullen nemen, als de merkhouder aangeeft daar moeite mee te hebben en zelf de domeinnaam vastlegt. Ook als je alleen een Benelux registratie hebt, kun je dit soort berichten ontvangen. Een Nederlandse merkhouder zonder merkregistratie, activiteiten of plannen in China heeft geen enkel belang bij het claimen van een Chinese domeinnaam. Dergelijke berichten zijn uitsluitend gericht op het verkopen van zo veel mogelijk domeinnamen.
Advies: niet reageren en bij eventuele belangstelling voor de domeinnaam, deze via je eigen provider vastleggen.
